KI im Baualltag.
Bauverwaltung mit Überblick.

Eine Bauakte beginnt mit einer Dokumentenliste: Vorgangsnummer, Dokument-ID, Datum, Bearbeitungsstand und Herkunft. Der Dateiname allein belegt weder Inhalt noch Freigabe. Trennen Sie vorhandene Unterlagen, Aussagen daraus und offene Anforderungen.

Geben Sie der KI den erlaubten Bestand und ein festes Prüfraster. Sie darf ordnen und Rückfragen formulieren. Fehlende Nachweise bekommen den Status „offen“; sie werden nicht durch plausible Angaben ersetzt. Jede Feststellung verweist auf eine Dokument-ID.

Im Übungsfall B-017 fehlt die Vollmacht. Eine Baubeschreibung gehört zu B-071 statt B-017. Ein Dokumentdatum lautet 31.04.2026. Das Ergebnis ist eine formale Arbeitsliste für die zuständige Person.

Eine neue Revision ist nicht automatisch die freigegebene Revision. Lesen Sie Plan-ID, Revision, Datum und Status als getrennte Felder. Der führende Bestand ist das vereinbarte Planregister; eine Mailanlage kann davon abweichen.

Für jeden Plan führen Sie die zuletzt freigegebene Fassung und neuere Entwürfe gesondert. Konflikte bleiben sichtbar: doppelte Kennungen, unklare Freigaben oder eine überholte Verteilerliste. Die KI erstellt einen Vorschlag für den Planspiegel; die Projektverantwortlichen bestätigen ihn.

Bei A-101 ist R02 freigegeben und R03 noch im Entwurf. Beim T-201 widersprechen sich zwei Registerzeilen derselben Revision. Die Verteilerzeile V-01 verweist weiter auf A-101 R01.

Ein Protokoll hält fest, was im Termin tatsächlich gesagt oder beschlossen wurde. Ein Vorschlag wird nicht zum Beschluss, nur weil die KI ihn glatt formuliert. Trennen Sie Information, Entscheidung, Aufgabe und offene Frage.

Jede Aufgabe braucht eine eindeutige Kennung, eine verantwortliche Rolle, einen dokumentierten Termin und die Quelle. Wenn ein Termin fehlt, bleibt er offen. Wörtlich festgelegte Beschlusstexte übernehmen Sie unverändert in einen eigenen Abschnitt.

Die Übungsnotizen enthalten eine vorgeschlagene Wochenendlieferung, einen verbindlichen Beschluss zur internen Prüfung und eine Aufgabe ohne Termin. Ein zweiter Vorschlag wurde ausdrücklich nicht angenommen.

Eine Terminliste beschreibt Vorgänge mit Start, Ende, Abhängigkeit, Verantwortlichkeit und Status. Für die Prüfung legen Sie die Regeln vorab fest: Ein Nachfolger beginnt in diesem Übungsfall erst nach dem Ende seines Vorgängers; das Ende liegt nicht vor dem Start.

Die KI kann Konflikte und Rückfragen strukturieren. Datumsvergleiche und Rechenwerte kontrollieren Sie in der Tabelle. Unterscheiden Sie interne Zieltermine von vertraglich oder behördlich belegten Fristen. Der Übungsfall enthält ausschließlich interne Zieltermine.

T-03 beginnt vor dem Ende von T-02. T-04 hat ein Ende vor seinem Start. Für T-05 fehlen Ende und Rückmeldung. Das Team muss diese Punkte klären, bevor ein neuer Plan verteilt wird.

Trennen Sie die Mengenquelle, die Rechenregel und den Freigabestatus. Im Übungsfall gilt Betrag = Menge × Einheitspreis; alle Preise sind fiktive Nettowerte in Euro. Unterschiedliche Einheiten werden nicht ohne belegte Umrechnung zusammengeführt.

Die KI erklärt Auffälligkeiten und erstellt einen Prüfbericht. Multiplizieren und Summieren erledigen Sie mit der Tabellenkalkulation und prüfen eine Stichprobe von Hand. Nachträge erscheinen gesondert mit ihrem Entscheidungsstand.

K-02 enthält einen Rechenfehler: 80 × 25 ergibt 2.000 statt 2.200. K-04 nennt 0,12 km, aber einen Preis je m. N-01 ist nur beantragt und gehört nicht als freigegebener Betrag in die Summe.

Ein Preisvergleich beginnt mit vergleichbaren Leistungen. Halten Sie Leistungsumfang, Mengenbezug und Preisbasis fest, bevor Sie Summen gegenüberstellen. Eine fehlende Position wird als fehlend geführt, nicht mit einem geschätzten Preis vervollständigt.

Die KI bereitet eine Vergleichsmatrix und Rückfragen vor. In diesem Fall ist „inklusive Montage“ eine vorgegebene Anforderung. Ein niedriger Preis mit ausgeschlossener Montage ist noch kein vergleichbares Angebot.

Bei Anbieter B fehlt für V-02 ein Preis. Anbieter C schließt die Montage aus. Die dokumentierten Angebote A sind vollständig; B und C bleiben klärungsbedürftig. Das Ergebnis ist eine Arbeitsunterlage, keine Vergabeentscheidung.

Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang: Aktenprüfung, Planstandsabgleich oder Besprechungsnachbereitung. Erfassen Sie Eingang, führende Quelle, KI-Arbeitsschritt, menschliche Prüfung, Freigabe, Ablage und Rückfallweg. Jede Entscheidung bekommt eine verantwortliche Rolle.

Beschränken Sie die KI auf die benötigten und freigegebenen Informationen. Unterschiedliche Quellversionen, fehlende Nachweise und widersprüchliche Aussagen führen in eine Rückfrage. Die Arbeitsanweisung legt fest, wann ein Ergebnis verteilt werden darf.

Testen Sie Normalfall, fehlende Quelle und widersprüchlichen Planstand. Messen Sie Bearbeitungszeit und korrekt erkannte Auffälligkeiten vor und nach dem KI-Schritt. Der Pilot liefert einen nachprüfbaren Erfahrungswert, keine allgemeine Einsparungsquote.